Protection sociale complémentaire : mettez à jour vos accords avant la fin de l’année !

Les entreprises disposant d’un régime de protection sociale complémentaire mis en place par un accord collectif ou référendaire doivent impérativement vérifier sa conformité avec les exigences de l’instruction interministérielle du 17 juin 2021 avant le 31 décembre 2024. Cette échéance est essentielle pour maintenir les exonérations de cotisations sociales et contributions associées, tout en garantissant la pérennité des avantages pour les salariés.

Pourquoi cette mise à jour est-elle cruciale ?

Les régimes de protection sociale complémentaire permettent aux entreprises de proposer à leurs salariés des couvertures additionnelles, incluant frais de santé, assurance invalidité, et prestations de prévoyance. Ces contributions employeurs, destinées au financement de la protection sociale complémentaire, bénéficient d’une exonération de cotisations sous certaines conditions, notamment le respect du caractère collectif et obligatoire du régime.

L’instruction du 17 juin 2021 a précisé les modalités d’application de ce caractère dans les situations où le contrat de travail est temporairement suspendu, comme pour un congé de maternité, un arrêt maladie ou une période d’activité partielle. Cette clarification vise à garantir une continuité de couverture et à encadrer le financement en période de suspension de contrat, pour que les droits des salariés soient maintenus.

Critères essentiels pour le respect des exonérations

Pour que le régime de protection sociale soit conforme et maintienne ses avantages fiscaux, plusieurs critères doivent être respectés. Les employeurs doivent s’assurer que leur régime continue de remplir ces exigences en cas de suspension de contrat :

Maintien des garanties : Le salarié dont le contrat de travail est suspendu (ainsi que ses ayants droit, le cas échéant) doit continuer à bénéficier des prestations, que ce soit pour les frais de santé, l’incapacité, l’invalidité, ou les prestations en cas de décès.

Contribution continue : Les contributions de l’employeur et du salarié doivent être maintenues, sauf si le régime prévoit expressément une gratuité des garanties en cas de suspension. Dans certains cas, une répartition du financement plus avantageuse pour les salariés dont le contrat est suspendu peut être envisagée.

Calcul des cotisations sur l’indemnisation : Les cotisations et prestations doivent être calculées sur la base de l’indemnisation reçue par le salarié pendant la suspension de son contrat. Cette règle permet de préserver le lien entre les droits ouverts et le niveau d’indemnisation, évitant une rupture de financement pour les salariés en congé.

Vérifications à effectuer et délais de mise à jour

Pour respecter l’instruction interministérielle, deux types de vérifications s’imposent :

Conformité des contrats avec les organismes gestionnaires : Les employeurs devaient déjà s’assurer avant le 31 décembre 2022 que les contrats collectifs conclus avec les organismes de gestion (assureurs, mutuelles, ou institutions de prévoyance) respectaient les préconisations de l’instruction. Cette première étape garantit la conformité du partenariat avec les prestataires.

Mise à jour des accords internes : Les entreprises dont le régime est institué par un accord collectif (de branche, de groupe ou d’entreprise) ou référendaire doivent s’assurer que le document instaurant les garanties complémentaires est conforme d’ici le 31 décembre 2024. Pour les employeurs ayant adopté une décision unilatérale pour mettre en place la protection sociale complémentaire, cette conformité devait être réalisée avant le 1er janvier 2023.

Quels sont les risques en cas de non-conformité ?

En cas de non-respect de ces exigences, les employeurs s’exposent à plusieurs risques financiers et légaux. D’une part, ils pourraient perdre les exonérations de cotisations sociales attachées au financement de la protection sociale complémentaire, ce qui alourdirait leurs charges. D’autre part, en cas de contrôle, des ajustements rétroactifs de cotisations non acquittées pourraient être exigés, accompagnés de pénalités et majorations, créant une charge financière importante pour l’entreprise.

Au-delà des conséquences financières, une non-conformité peut également nuire à la relation de confiance entre l’employeur et ses salariés, qui pourraient voir leurs garanties compromises en cas de suspension de leur contrat. Assurer la conformité du régime est donc une démarche de sécurisation, garantissant à la fois la continuité des droits des salariés et l’attractivité du régime au sein de l’entreprise.

Une échéance à respecter : le 31 décembre 2024

À quelques semaines de l’échéance, les employeurs sont vivement encouragés à consulter leurs organismes gestionnaires ou leurs conseillers en ressources humaines pour garantir la conformité de leurs régimes. Vérifier l’alignement avec l’instruction du 17 juin 2021 permet de maintenir les exonérations, d’éviter des coûts imprévus et de garantir aux salariés une protection sans faille.

Pour les employeurs, cette mise à jour est une occasion d’optimiser leur régime de protection sociale complémentaire en s’assurant de sa conformité avec les nouvelles règles. Le respect de cette instruction interministérielle n° DSS/3C/5B/2021/127 est donc non seulement une obligation, mais aussi un gage de sérénité pour le futur.